Facturas para consultores autónomos

Qué suele facturar un consultor autónomo

• Horas o jornadas de consultoría puntual (estrategia, operaciones, marketing, RRHH, finanzas…).
• Proyectos cerrados: auditorías, planes estratégicos, diagnósticos, implantaciones.
• Igualas mensuales: cuota fija por disponibilidad o seguimiento continuado.
• Workshops, talleres y formaciones a medida para equipos.
• Mentorías individuales a directivos o emprendedores.
• Peritajes e informes técnicos especializados.

Modelos de contrato: iguala, proyecto e hitos

El tipo de contrato determina cómo estructuras la factura y qué información incluyes en la descripción.

• Iguala mensual: el cliente paga una cuota fija a cambio de horas garantizadas o disponibilidad. La factura es recurrente: mismo número de serie, misma base imponible, cambia el número correlativo, la fecha y la descripción del periodo (por ejemplo, 'Iguala consultoría estratégica — junio 2026'). Es la fórmula más cómoda para ambas partes cuando el volumen de trabajo es estable.
• Proyecto cerrado por entregables: precio fijo por un resultado concreto (auditoría de procesos, plan de expansión, cuadro de mando). La factura describe el entregable, no las horas. Útil cuando el alcance está bien definido.
• Facturación por hitos: variante del proyecto cerrado. Facturas un porcentaje al inicio (señal), otro en un hito intermedio (borrador o entrega parcial) y el resto al cierre. Cada factura menciona el hito entregado.
• Tarifa horaria: adecuada para consultoría ad hoc o ampliaciones de proyecto. Menciona en la descripción las horas o el rango de fechas trabajado.

Formación: ¿con o sin IVA?

Es uno de los puntos que más confusión genera. La regla general es:

• Formación reglada o reconocida oficialmente: puede estar exenta de IVA (artículo 20.Uno.9.º y 10.º LIVA). Para ello debe estar reconocida por entidades públicas, impartirse en centros autorizados o contar con habilitación oficial. No es suficiente con ser formación 'de calidad'.
• Formación no reglada a empresas (in-company): talleres a medida, workshops internos, formaciones de habilidades blandas para equipos. Normalmente llevan IVA al 21 %, porque no están reconocidas oficialmente.
• Bonificación FUNDAE: si el cliente bonifica la formación a través de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo), eso subsidia el coste pero no determina por sí solo el tratamiento de IVA. La exención de IVA depende de que la actividad cumpla los requisitos legales de forma independiente (art. 20.Uno.9.º o 10.º LIVA). Confírmalo con tu asesor antes de emitir sin IVA.
• Mentoría individual y coaching: en general, lleva IVA al 21 % como prestación de servicios profesionales, salvo que encaje en una categoría específica de exención.

Dietas y desplazamientos: cómo facturarlos y deducirlos

Si el proyecto exige desplazarse (reuniones presenciales, visitas a instalaciones del cliente, jornadas en otra ciudad), hay dos cuestiones distintas:

• Repercusión al cliente: si el cliente asume el coste de tus desplazamientos y dietas, puedes incluirlos en la factura como un concepto adicional. Llevan IVA (normalmente 21 %) y retención de IRPF si aplica, igual que el servicio principal. Guarda los justificantes (tickets, billetes, facturas de hotel) para demostrar el gasto.
• Deducción como gasto propio: si absorbes el coste sin repercutirlo, puedes deducírtelo como gasto de actividad, siempre que esté vinculado a un cliente o proyecto concreto y lo puedas justificar. Las comidas de trabajo tienen límites y condiciones estrictas; consulta la guía de gastos deducibles para autónomos.
• Tiquete de restaurante sin factura: no es deducible como gasto de actividad. Necesitas factura completa a tu nombre de autónomo o, al menos, factura simplificada con NIF.

IVA e IRPF: lo esencial para consultores

La consultoría en España lleva IVA al 21 % con carácter general (con las excepciones de formación ya descritas). Si el cliente es empresa o autónomo español, aplica retención de IRPF del 15 % (7 % el año de inicio de actividad y los dos ejercicios siguientes). Para clientes UE o internacionales, consulta la guía de facturar a clientes extranjeros y la de IVA en facturas para los casos detallados.

• Sanidad y servicios sociales: determinadas consultorías en el ámbito sanitario (médico, psicólogo, terapeuta) pueden estar exentas de IVA. La exención aplica a la prestación asistencial, no necesariamente a la consultoría de gestión sobre esas actividades.
• Cliente empresarial fuera de la UE: en relaciones B2B con empresas establecidas fuera de la UE, normalmente sin IVA por reglas de localización (art. 69.Uno LIVA); consulta la guía de facturar a clientes extranjeros y verifica con tu asesor si tu servicio encaja en esta regla general.
• Empresa UE con NIF-IVA en VIES: sin IVA por inversión del sujeto pasivo si estás en el ROI.

Gastos habituales que suelen deducirse

• Software profesional: Notion, Miro, PowerPoint/Keynote, herramientas de CRM o gestión de proyectos, suite ofimática.
• Formación y libros: cursos sectoriales, certificaciones (PMP, PRINCE2, MBA modules), libros de gestión y negocio.
• Internet y móvil: parte proporcional de uso profesional.
• Desplazamientos vinculados a clientes: tren, avión, combustible, hotel; siempre con justificante y proyecto asignado.
• Dietas en reuniones de trabajo: solo si están vinculadas a un cliente concreto y dentro de los límites legales.
• Coworking o espacio de trabajo: cuota mensual de espacio flexible o parte proporcional de oficina en casa.
• Suscripciones a informes o bases de datos sectoriales: informes de mercado, bases de datos de empresas, herramientas de inteligencia competitiva.