1. Introducción
En Frilanz queremos ayudar a profesionales autónomos, freelancers y trabajadores por cuenta propia a crear facturas, gestionar clientes, registrar gastos y tener una visión más clara de su actividad administrativa.
Para prestar estos servicios tratamos determinada información personal, profesional, fiscal y económica de los usuarios, así como datos que los propios usuarios introducen en la plataforma en relación con sus clientes, proveedores, facturas, gastos y documentos asociados.
Esta Política de Privacidad explica qué datos personales tratamos, para qué los utilizamos, cuál es la base legal del tratamiento, con quién podemos compartirlos, durante cuánto tiempo los conservamos y qué derechos pueden ejercer los usuarios.
Frilanz no vende datos personales, datos fiscales, información financiera ni información profesional introducida por los usuarios en la plataforma.
2. Identificación del responsable del tratamiento
La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a través de:
- el sitio web https://frilanz.com;
- la aplicación o plataforma Frilanz;
- los servicios, funcionalidades, comunicaciones, soporte, suscripciones y herramientas asociadas.
El responsable del tratamiento es:
- Responsable: FRILANZ
- NIF/CIF: 55520930B
- Domicilio: García de Paredes 24 1D, 28010, Madrid, España
- Correo electrónico de contacto: hola@frilanz.com
En adelante, el «Responsable», el «Titular» o «Frilanz».
3. Alcance de esta Política
Esta Política se aplica a las personas que acceden, navegan, se registran o utilizan Frilanz, incluyendo profesionales autónomos, freelancers, trabajadores por cuenta propia, pymes o cualquier otro usuario que utilice la plataforma para crear facturas, gestionar clientes, registrar gastos, subir justificantes o visualizar información administrativa y fiscal orientativa.
El uso de Frilanz implica que el usuario ha leído y comprendido esta Política de Privacidad.
4. Rol de Frilanz respecto de los datos tratados
Frilanz actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales necesarios para gestionar la cuenta del usuario, prestar el servicio, procesar suscripciones, atender consultas, mejorar la plataforma, realizar analítica, enviar comunicaciones y cumplir obligaciones legales.
Cuando el usuario introduce datos personales de terceros, como clientes, proveedores, contactos, datos incluidos en facturas, justificantes de gasto, recibos o documentos subidos a la plataforma, el usuario es responsable de contar con una base legal suficiente para tratar dichos datos e introducirlos en Frilanz.
En relación con esos datos de terceros, Frilanz tratará la información únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio solicitado por el usuario, mantener la seguridad de la plataforma, cumplir obligaciones legales y atender instrucciones razonables del usuario conforme a la normativa aplicable.
El usuario se compromete a no introducir en Frilanz datos que no sean necesarios para la gestión de su actividad profesional o que no esté autorizado a tratar.
5. Datos personales que tratamos
Frilanz podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:
5.1. Datos identificativos y de contacto
Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono, identificadores de cuenta, credenciales de acceso y cualquier otro dato necesario para crear, verificar y gestionar la cuenta del usuario. Las contraseñas se gestionan mediante mecanismos técnicos de seguridad. Frilanz no accede a contraseñas en texto plano.
5.2. Datos de autenticación mediante terceros
Cuando el usuario se registra o inicia sesión mediante Google o Apple, Frilanz podrá recibir determinados datos asociados a dicha cuenta, como nombre, dirección de correo electrónico, identificador de usuario, imagen de perfil u otros datos que el proveedor de autenticación comparta conforme a la configuración del usuario y a sus propias políticas de privacidad.
5.3. Datos profesionales, fiscales y de facturación del usuario
Datos que el usuario introduce para emitir facturas o gestionar su actividad profesional, incluyendo nombre comercial, razón social, NIF/NIE/CIF, domicilio fiscal, dirección, datos de contacto, configuración de IVA, IRPF, numeración de facturas, logo, moneda, conceptos facturados, importes, impuestos aplicables, vencimientos, notas, condiciones de pago y otra información necesaria para la generación de documentos.
5.4. Datos bancarios introducidos por el usuario
Frilanz puede permitir al usuario guardar su IBAN o cuenta bancaria para incluirla en facturas, documentos o plantillas de pago. Actualmente, Frilanz no ofrece conexión bancaria, agregación bancaria ni servicios de open banking. Por tanto, Frilanz no accede a movimientos bancarios del usuario ni se conecta a sus cuentas bancarias.
5.5. Datos de clientes y proveedores introducidos por el usuario
El usuario puede introducir datos de sus propios clientes o proveedores, tales como nombre y apellidos, razón social, NIF/CIF, dirección, email, teléfono, conceptos facturados, importes, historial de facturación, relación comercial o información asociada a facturas, gastos y documentos. El usuario declara que cuenta con una base legal suficiente para introducir y tratar dichos datos en Frilanz y que informará a sus clientes o proveedores cuando resulte necesario conforme a la normativa aplicable.
5.6. Datos económicos, administrativos y documentales
Información relativa a facturas emitidas, facturas descargadas, facturas compartidas, gastos registrados, justificantes, recibos, tickets, PDFs, imágenes de gastos, documentos subidos a la plataforma, estado de pagos, importes, impuestos aplicados, vencimientos, historial de actividad y cualquier otra información introducida voluntariamente por el usuario para gestionar su actividad.
5.7. Datos de suscripción y pago
Información relativa al plan contratado, estado de la suscripción, pagos, renovaciones, cancelaciones, facturas emitidas por Frilanz al usuario, incidencias de pago y datos asociados al procesamiento de pagos. Frilanz utiliza Stripe para procesar pagos y gestionar suscripciones. Frilanz no almacena los datos completos de la tarjeta bancaria del usuario.
5.8. Datos técnicos, de navegación, analítica y uso
Dirección IP, identificadores de dispositivo, tipo de navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, páginas visitadas, eventos dentro de la plataforma, logs técnicos, errores, preferencias, configuración, patrones de uso y datos derivados de herramientas de analítica y medición. Frilanz puede utilizar herramientas como Google Analytics, Meta Pixel y Hotjar para entender el uso de la web y la plataforma, medir campañas, mejorar la experiencia de usuario, detectar problemas de navegación y optimizar el producto.
5.9. Comunicaciones con Frilanz
Datos incluidos en consultas, emails, formularios, solicitudes de soporte, feedback, respuestas a encuestas, comunicaciones comerciales, comunicaciones operativas o cualquier interacción mantenida con Frilanz. Frilanz utiliza Zoho Mail como servicio de correo electrónico para gestionar comunicaciones vinculadas al dominio y al correo hola@frilanz.com.
6. Finalidades del tratamiento
Frilanz trata los datos personales para las siguientes finalidades: (6.1) crear y gestionar la cuenta del usuario; (6.2) prestar los servicios de Frilanz; (6.3) gestionar la relación contractual; (6.4) procesar pagos y suscripciones; (6.5) mejorar y desarrollar Frilanz, preferentemente con datos agregados o anonimizados; (6.6) realizar analítica, medición y marketing digital conforme a la normativa aplicable; (6.7) garantizar la seguridad de la plataforma; (6.8) cumplir obligaciones legales; (6.9) enviar comunicaciones informativas y comerciales cuando exista base legal, pudiendo el usuario oponerse en cualquier momento; (6.10) en caso de implementar funcionalidades vinculadas a facturación verificable o Veri*Factu, generar registros y comunicarlos a la autoridad tributaria competente cuando proceda.
7. Base legal del tratamiento
Frilanz trata los datos personales sobre las siguientes bases jurídicas: (7.1) ejecución de un contrato, cuando el tratamiento sea necesario para prestar el servicio, gestionar suscripciones, procesar pagos o dar soporte; (7.2) cumplimiento de obligaciones legales, especialmente fiscales, contables y mercantiles; (7.3) interés legítimo, para seguridad, prevención de fraude, mejora del producto, estadísticas internas y comunicaciones sobre servicios similares; (7.4) consentimiento, para cookies no técnicas, analítica avanzada, publicidad comportamental, comunicaciones comerciales cuando legalmente se requiera e integraciones opcionales con terceros. El usuario podrá retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado previamente.
8. Datos de terceros introducidos por el usuario
Frilanz permite que el usuario introduzca datos de terceros (especialmente clientes, proveedores o contactos profesionales) con la finalidad de gestionar facturas, gastos, documentos y relaciones comerciales. Respecto de estos datos, el usuario es responsable de garantizar que cuenta con base legal suficiente para tratarlos. El usuario se compromete a no introducir datos innecesarios, ilícitos, inexactos, desproporcionados o pertenecientes a categorías especiales de datos salvo base legal suficiente. Frilanz tratará dichos datos únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio, garantizar la seguridad y cumplir obligaciones legales.
9. Categorías especiales de datos
Frilanz no está diseñada para tratar categorías especiales de datos personales, tales como datos de salud, ideología, religión, afiliación sindical, orientación sexual, origen racial o étnico, datos biométricos o genéticos. El usuario no deberá introducir este tipo de datos en la plataforma salvo que cuente con una base legal suficiente y asuma la responsabilidad correspondiente.
10. Proveedores, destinatarios y comunicaciones de datos
Frilanz podrá compartir datos personales con terceros cuando sea necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales o proteger sus derechos e intereses legítimos. En particular, podrán acceder a datos personales las siguientes categorías de proveedores: hosting, infraestructura y base de datos; autenticación y gestión de usuarios; procesadores de pago y gestión de suscripciones; email, soporte o comunicación; analítica, medición, grabación de sesión, mapas de calor y marketing digital; seguridad y prevención de fraude; asesores legales, fiscales, contables o administrativos; y autoridades públicas, administrativas, judiciales, regulatorias o tributarias cuando exista obligación legal.
Actualmente, Frilanz podrá utilizar, entre otros, los siguientes proveedores:
- Replit, para alojamiento de la aplicación, infraestructura técnica y base de datos PostgreSQL.
- Google, para autenticación mediante Google login y Google Analytics.
- Apple, para autenticación mediante Apple login.
- Stripe, para procesamiento de pagos y gestión de suscripciones.
- Zoho Mail, para comunicaciones por correo electrónico.
- Meta, mediante Meta Pixel, para medición, campañas y marketing digital.
- Hotjar, para analítica de comportamiento, experiencia de usuario, mapas de calor o grabaciones de sesión, cuando esté activado y conforme al consentimiento aplicable.
Estos proveedores podrán actuar como encargados del tratamiento o como responsables independientes, según corresponda. Frilanz no vende datos personales a terceros.
11. Transferencias internacionales de datos
Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Frilanz (como Replit, Google, Apple, Stripe, Zoho, Meta o Hotjar) pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo o tratar datos desde países que no ofrecen un nivel de protección equivalente al europeo. En esos casos, Frilanz procurará que dichas transferencias se realicen con garantías adecuadas conforme al RGPD, incluyendo decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, medidas adicionales de seguridad o mecanismos equivalentes cuando resulten aplicables.
12. Conservación de los datos
Frilanz conservará los datos personales durante el tiempo necesario para prestar los servicios, mantener la relación contractual, cumplir las finalidades descritas y atender obligaciones legales. En particular:
- Los datos de cuenta se conservarán mientras el usuario mantenga una cuenta activa.
- Los datos introducidos en la plataforma se conservarán mientras la cuenta esté activa o hasta que el usuario los elimine, salvo obligación legal de conservación.
- Tras la baja, Frilanz podrá conservar los datos durante un plazo máximo de doce meses para permitir la recuperación de la cuenta, atender incidencias, prevenir abusos o defender posibles reclamaciones, salvo solicitud de supresión previa.
- Los datos vinculados a pagos, suscripciones, facturación, obligaciones fiscales, contables o mercantiles podrán conservarse durante los plazos exigidos por la normativa aplicable.
- Las facturas, justificantes y documentos con relevancia fiscal o contable podrán conservarse durante los plazos legalmente exigibles.
- Los datos tratados con fines comerciales se conservarán hasta que el usuario solicite la baja u objete al tratamiento.
- Los logs técnicos y registros de seguridad se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario.
Cuando los datos dejen de ser necesarios, se eliminarán, bloquearán o anonimizarán de forma segura.
13. Seguridad
Frilanz aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción. Entre dichas medidas podrán incluirse: cifrado de las comunicaciones mediante protocolos seguros, controles de acceso, gestión segura de credenciales, restricciones de permisos, copias de seguridad, registro de actividad técnica, monitorización de errores e incidencias, revisión razonable de proveedores y medidas de protección frente a accesos no autorizados. No obstante, ningún sistema tecnológico es completamente infalible. El usuario debe proteger sus credenciales y notificar a Frilanz cualquier uso no autorizado de su cuenta.
14. Derechos de los usuarios
El usuario podrá ejercer los siguientes derechos en materia de protección de datos: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad, retirada del consentimiento y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos, cuando resulte aplicable.
Para ejercer estos derechos, el usuario podrá escribir a hola@frilanz.com. La solicitud deberá indicar el derecho que desea ejercer, los datos necesarios para identificar al usuario y una descripción clara de la petición. Frilanz podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante cuando sea necesario. Frilanz responderá dentro de los plazos previstos por la normativa aplicable. Si el usuario considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
15. Comunicaciones comerciales
Frilanz podrá enviar comunicaciones relacionadas con el funcionamiento del servicio, cambios en la plataforma, seguridad, facturación, suscripción o información operativa necesaria. Asimismo, podrá enviar comunicaciones comerciales sobre sus servicios cuando exista base legal para ello. El usuario podrá oponerse o darse de baja en cualquier momento a través del enlace incluido en los correos o escribiendo a hola@frilanz.com. La baja de comunicaciones comerciales no impedirá recibir comunicaciones necesarias para la prestación del servicio.
16. Cookies y tecnologías similares
Frilanz puede utilizar cookies y tecnologías similares para permitir el funcionamiento técnico de la web y la plataforma, recordar preferencias, mejorar la experiencia de usuario, analizar el uso del servicio, medir campañas y realizar acciones de marketing digital. En particular, puede utilizar herramientas como Google Analytics, Meta Pixel y Hotjar. Más detalle en la Política de Cookies.
17. Menores de edad
Frilanz no está dirigida a menores de edad. El uso de la plataforma está reservado a personas mayores de 18 años o con capacidad legal suficiente para contratar y utilizar servicios profesionales de facturación y gestión administrativa. Si Frilanz detecta que ha tratado datos de un menor sin legitimación suficiente, procederá a eliminarlos sin dilación indebida.
18. Decisiones automatizadas y carácter orientativo de la información fiscal
Frilanz no adopta decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre el usuario o le afecten significativamente. Las estimaciones, cálculos, visualizaciones o indicadores fiscales mostrados por Frilanz tienen carácter meramente informativo y orientativo, y no sustituyen el asesoramiento profesional, fiscal, contable o legal. El usuario es responsable de revisar la información generada por la plataforma y de cumplir sus obligaciones fiscales, contables, mercantiles y administrativas conforme a la normativa aplicable.
19. Modificaciones de esta Política
Frilanz podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, operativos o de negocio. La versión actualizada estará disponible en la web o plataforma, indicando la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, Frilanz podrá notificarlos por medios razonables, como email, aviso dentro de la plataforma o comunicación destacada en la web.
20. Contacto
Para cualquier consulta sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de datos personales, el usuario puede contactar con Frilanz en hola@frilanz.com.