¿Se puede legalmente?
Sí. La normativa no obliga a usar un software de facturación concreto. Lo que obliga es a que la factura contenga los datos obligatorios (emisor, cliente, número y serie, fecha, descripción, base imponible, IVA, IRPF si aplica…) y a llevar los libros de IVA correctamente.
Problemas reales del día a día
- Numeración correlativa: es fácil saltar un número o duplicar otro al copiar plantillas.
- Archivos sobrescritos: editar una factura ya enviada deja una copia distinta para ti y para tu cliente.
- IVA e IRPF mal calculados cuando se hace a ojo o se cambia un porcentaje sin actualizar fórmulas.
- Sin libros automáticos: al final del trimestre toca pasar todo a mano para el 303/130.
- Sin rastro de cambios: si rectificas "por encima" en lugar de hacer una factura rectificativa, pierdes la trazabilidad.
Cuándo todavía vale
Para una factura puntual al año, una plantilla de Word o Excel bien hecha puede ser suficiente. Si vas a estar de alta poco tiempo o solo facturas a un cliente muy de vez en cuando, evita complicarte con software pesado.
VeriFactu y la factura electrónica
VeriFactu pide que el sistema con el que emites genere registros inalterables, y la futura factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) pide que las facturas B2B circulen en formato electrónico estructurado, no en PDF. Excel y Word no están pensados para nada de eso.
Alternativas razonables
- Editor online sin registro para una factura ocasional.
- Software de facturación para autónomos como Frilanz: numeración automática, libros, IVA trimestral y plantillas correctas.
- Si ya usas un gestor o asesor: confirma qué prefiere recibir antes de invertir tiempo en plantillas.
Ejemplo simple
Sara, periodista freelance, empezó haciendo 2 facturas al mes en Word. A los 6 meses encontró un error de numeración (saltó del 7 al 9) y tuvo que rectificar con su asesor. Pasó a una herramienta de facturación y desde entonces la numeración va sola, las copias enviadas y guardadas coinciden, y el trimestre se prepara solo.
Errores frecuentes
- Modificar una factura ya enviada por encima del archivo original.
- Reutilizar la misma plantilla cambiando solo datos y duplicando sin querer un número.
- Calcular el IVA a mano y meter un porcentaje incorrecto.
- No guardar copias en PDF firmadas, solo el archivo editable.
- Suponer que con una plantilla "profesional" en Word ya cumples con VeriFactu o factura electrónica.
¿Es legal facturar con Word o Excel?
Sí. Lo importante es que la factura contenga los datos obligatorios y que lleves correctamente tus libros de IVA. La herramienta concreta no la fija la ley.
¿Hacienda me puede sancionar por hacer facturas en Excel?
Por usar Excel en sí, no. Pero sí por errores que suelen aparecer cuando se hace en hojas sueltas: numeración mal llevada, libros incoherentes, facturas modificadas sin rectificativa…
¿Vale un PDF como factura?
Sí. Una factura en PDF con los datos obligatorios es válida. Otra cosa es la factura electrónica estructurada que pide la futura Ley Crea y Crece para operaciones B2B.
¿Cuándo cambiar a un software?
Cuando empieces a facturar con frecuencia, cuando aparezcan errores, o antes de que te aplique VeriFactu o la factura electrónica obligatoria si tu caso entra en el calendario.